Khi tự làm nghề, không còn ai đặt chuẩn hay kiểm tra bạn nữa, nên bạn phải tự viết chuẩn ra: mỗi loại việc làm theo những bước nào, vật tư tối thiểu phải là loại gì, kiểm tra những gì trước khi bàn giao. Chuẩn viết ra giấy giữ bạn đều tay lúc mệt, lúc vội, và lúc bắt đầu thuê thêm người.
Chào bạn, đây là Nhà Chuyên Môn. Hai tập trước mình nói chuyện giữ chuẩn khi làm thuê. Giờ mình sang phía bên kia: khi bạn là chủ của chính mình. Tự do hơn, nhưng cũng dễ trượt hơn, vì không còn ai ở bên cạnh nhắc.
Vì sao người tự làm dễ trượt chuẩn?
Khi làm thuê, có chủ, có quy trình xưởng, có đồng nghiệp nhìn vào. Khi tự làm, chỉ còn bạn với khách. Khách không biết nghề, nên họ không kiểm được. Mọi chuẩn mực giờ chỉ nằm trong đầu bạn.
Mà trong đầu thì chuẩn hay co giãn. Hôm khoẻ, việc ít, bạn làm rất kỹ. Hôm mệt, nhận ba việc cùng lúc, bạn tự nhủ chỗ này bỏ qua chắc không sao. Dần dần cái không sao thành thói quen.
Người tự làm còn chịu áp lực tiền bạc trực tiếp. Mỗi giờ làm thêm là giờ không được trả, mỗi vật tư tốt hơn là tiền lời bớt đi. Cám dỗ cắt góc lớn hơn khi làm thuê nhiều.
Viết chuẩn ra giấy là cách đặt một người kiểm tra ở bên cạnh, người đó chính là bạn của hôm tỉnh táo nhất.
Nên ghi những gì vào bản chuẩn?
Bắt đầu từ những loại việc bạn hay làm nhất. Với mỗi loại, ghi các bước chính theo thứ tự, không cần quá chi tiết, chỉ cần đủ để không bỏ sót. Ví dụ với việc lắp một tủ điện cho căn hộ: kiểm tra tải dự kiến, chọn thiết bị bảo vệ phù hợp, đi dây theo màu quy ước, siết lại mọi đầu cốt, kiểm tra cách điện, ghi nhãn từng mạch.
Phần thứ hai là vật tư tối thiểu: những loại vật tư bạn sẽ không bao giờ dùng loại thấp hơn, dù khách có đòi rẻ. Đây là nơi bạn khoá sẵn ranh giới mà mình đã nói ở chuyên mục đạo đức nghề.
Phần thứ ba, quan trọng nhất, là danh sách kiểm tra trước khi bàn giao. Năm tới mười điều bạn phải kiểm, ví dụ mọi công tắc đều hoạt động, mọi ổ cắm đúng cực, không còn dây hở, đã dọn sạch chỗ làm, đã dặn khách những điều cần biết.
Phần thứ tư là những điều cần nói với khách: cách dùng, cách bảo quản, thời gian bảo hành, gọi ai khi có vấn đề.
Dùng bản chuẩn khi thuê người phụ
Khi việc nhiều lên và bạn thuê thêm người, bản chuẩn trở nên quý giá hơn rất nhiều. Bạn không thể đứng cạnh người phụ mọi lúc. Bản chuẩn là cách truyền cách làm của bạn cho họ.
Dạy người phụ theo bản chuẩn, và cho họ dùng danh sách kiểm tra trước khi báo xong việc. Lúc đầu bạn kiểm lại theo danh sách đó, dần dần họ tự kiểm.
Người phụ cũng có thể góp ý sửa bản chuẩn. Họ làm trực tiếp, đôi khi thấy những bước thừa hoặc thiếu mà bạn không thấy nữa vì đã quá quen.
Một bản chuẩn tốt còn giúp bạn giữ được tên tuổi khi không trực tiếp làm. Khách thuê bạn vì tiếng của bạn, họ cần nhận được cùng chất lượng dù người làm là người phụ.
Nói với khách về chuẩn của mình
Bản chuẩn không chỉ để dùng nội bộ. Bạn có thể kể cho khách nghe một phần: trước khi bàn giao, mình luôn kiểm tra mười điều này. Hoặc: mình chỉ dùng loại dây này trở lên, không dùng loại rẻ hơn.
Điều đó giúp khách hiểu vì sao giá của bạn như vậy, và tin bạn hơn người chỉ nói chung chung là làm kỹ lắm.
Có thợ in sẵn một tờ ngắn ghi những gì sẽ làm và kiểm tra, đưa khách lúc báo giá, đánh dấu lúc bàn giao. Khách cầm tờ giấy đó cảm thấy được tôn trọng, và nhiều khi giữ lại để gọi lần sau.
Chuẩn được nói ra cũng là chuẩn khó bỏ hơn, vì bạn đã hứa với người khác.
Sửa chuẩn theo thời gian
Bản chuẩn không phải viết một lần là xong. Mỗi khi gặp một lỗi mới, một khiếu nại, một cách làm tốt hơn, hãy cập nhật. Sổ tay nghề mà mình nói ở chuyên mục luyện tay nghề chính là nguồn để sửa bản chuẩn.
Mỗi năm một lần, đọc lại toàn bộ và tự hỏi: còn bước nào thừa, còn bước nào thiếu, vật tư nào đã có loại tốt hơn, quy định nào đã đổi.
Bản chuẩn tốt nhất là bản ngắn mà đủ. Đừng để nó dài tới mức không ai đọc. Nếu một bước đã thành phản xạ tự nhiên của cả bạn lẫn người phụ, có thể bỏ khỏi danh sách để nhường chỗ cho thứ hay bị quên.
Việc nhỏ cho tuần này: chọn loại việc bạn làm nhiều nhất và viết danh sách kiểm tra trước khi bàn giao cho nó, không quá mười dòng. Dùng thử ở việc tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Thợ tự do có cần quy trình viết ra không?
Rất cần, nhất là khi bận nhiều việc cùng lúc hoặc khi bắt đầu thuê người phụ. Quy trình không cần dài, một danh sách ngắn các bước chính và các điểm kiểm tra là đủ.
Viết chuẩn ra có làm mình cứng nhắc không?
Không nếu bạn coi nó là mức tối thiểu chứ không phải giới hạn. Bạn vẫn linh hoạt theo từng việc, chỉ là không bao giờ làm thấp hơn mức đã viết.
Có nên cho khách xem bản chuẩn?
Có thể cho xem phần danh sách kiểm tra và vật tư tối thiểu. Điều đó giúp khách hiểu giá trị việc bạn làm. Phần cách làm chi tiết thì tuỳ bạn có muốn chia sẻ hay không.
Người phụ không làm theo chuẩn thì sao?
Giải thích lại lý do của từng bước, vì người ta làm theo dễ hơn khi hiểu vì sao. Nếu vẫn không làm theo ở những bước ảnh hưởng an toàn, cần nghiêm khắc hoặc cân nhắc lại việc hợp tác.
Chuẩn của mình khác chuẩn của nghề thì sao?
Chuẩn của bạn nên bằng hoặc cao hơn chuẩn chung của nghề và các quy định bắt buộc, không bao giờ thấp hơn. Khi quy định thay đổi, cập nhật bản chuẩn của mình theo.
