Sổ tay nghề là một cuốn sổ nhỏ mà sau mỗi việc bạn ghi lại vài dòng: đã làm gì, chỗ nào sai hoặc suýt sai, vì sao, và lần sau sẽ làm khác thế nào. Sau vài tháng, cuốn sổ chỉ cho bạn thấy những lỗi lặp đi lặp lại mà trí nhớ không bao giờ tự nói ra.
Chào bạn, đây là Nhà Chuyên Môn. Nghe tới chuyện ghi chép, nhiều người làm nghề tay chân lắc đầu, vì nghĩ đó là việc của dân văn phòng. Tập này mình thuyết phục bạn rằng một cuốn sổ rẻ tiền có thể là món đồ nghề đáng giá nhất trong túi.
Vì sao trí nhớ không đủ để rút kinh nghiệm?
Sau một ngày làm việc, cái bạn nhớ rõ nhất thường là chuyện cuối ngày, hoặc chuyện làm bạn bực nhất. Những lỗi nhỏ lúc sáng, những lần suýt sai nhưng kịp sửa, trôi đi gần như ngay lập tức.
Thêm nữa, trí nhớ hay tử tế với chính mình. Một lần làm hỏng, ta thường nhớ nó là do vật liệu kém, do khách đổi ý, do thời tiết. Ít khi ta nhớ rằng đây là lần thứ năm trong tháng mình quên kiểm một bước.
Một lỗi xảy ra một lần là tai nạn. Một lỗi xảy ra năm lần là thói quen. Nhưng để thấy nó là thói quen, bạn phải đặt năm lần đó cạnh nhau, và chỉ giấy mực mới làm được việc đó.
Đó là lý do nhiều nghề đòi hỏi độ chính xác cao, như phi công hay phẫu thuật, có thói quen ghi lại sự cố và cả những lần suýt xảy ra sự cố.
Nên ghi những gì sau mỗi việc?
Mình gợi ý bốn dòng, không hơn, để bạn không thấy nặng nề. Dòng thứ nhất: ngày và việc gì, ví dụ thay tủ điện nhà ba tầng. Dòng thứ hai: chỗ nào chưa ổn hoặc suýt sai. Dòng thứ ba: vì sao, theo bạn nghĩ. Dòng thứ tư: lần sau sẽ làm gì khác.
Dòng thứ hai là quan trọng nhất, và cũng hay bị bỏ trống nhất. Nhiều hôm bạn sẽ nghĩ hôm nay chẳng có gì sai. Hãy cố tìm ít nhất một chỗ có thể làm tốt hơn, dù nhỏ như dọn dẹp chậm, hay quên dặn khách một điều.
Đừng chỉ ghi lỗi. Ghi cả những lần làm tốt một cách bất ngờ, và vì sao. Đôi khi bạn tìm ra một mẹo hay mà không để ý, và nếu không ghi thì lần sau không biết lặp lại.
Nếu kịp, chụp thêm một tấm ảnh chỗ sai hoặc chỗ làm tốt. Ảnh giúp đọc lại sau này dễ hiểu hơn nhiều so với chữ.
Viết thế nào để đọc lại có ích?
Viết cụ thể. Ghi đi dây chưa gọn thì đọc lại không biết sửa gì. Ghi dây đi qua trần thạch cao không có ống luồn ở đoạn gần bếp vì thiếu ống, lần sau mang dư hai cây ống thì đọc lại biết ngay việc cần làm.
Viết nguyên nhân thật, không viết lời bào chữa. Khách đổi ý là sự thật, nhưng câu hỏi cho sổ tay là mình có thể làm gì để bớt bị ảnh hưởng khi khách đổi ý, ví dụ hỏi kỹ hơn từ đầu.
Viết ngắn. Bốn dòng cho một việc là đủ. Sổ tay dài quá thì bạn sẽ bỏ giữa chừng, và đọc lại cũng mệt.
Và viết ngay khi xong việc, trên xe, ở quán nước, trước khi về nhà. Để tới tối là đã quên một nửa, để tới mai là quên gần hết.
Đọc lại sổ thế nào để tìm lỗi lặp lại?
Ghi mà không đọc lại thì sổ chỉ là đống giấy. Mình khuyên mỗi tháng dành nửa tiếng đọc lại toàn bộ những gì đã ghi trong tháng, với một câu hỏi duy nhất trong đầu: lỗi nào xuất hiện hơn một lần.
Bạn có thể đánh dấu những dòng giống nhau bằng cùng một ký hiệu. Cuối buổi đọc, đếm xem ký hiệu nào nhiều nhất. Đó chính là chỗ yếu đáng luyện nhất của bạn trong tháng tới, đúng với tinh thần luyện tập có chủ đích mà mình nói ở tập trước.
Đôi khi bạn sẽ phát hiện lỗi không nằm ở tay nghề mà nằm ở khâu chuẩn bị, như hay thiếu vật tư, hay đến trễ vì không hỏi đường trước. Những lỗi đó sửa rất dễ một khi đã nhìn thấy.
Đọc lại sổ của một năm trước cũng là cách tốt để thấy mình đã tiến bộ. Những lỗi từng lặp lại hằng tuần nay không còn nữa.
Giữ thói quen ghi khi bận
Thói quen tốt mấy cũng chết vì bận. Cách giữ nó sống là làm nó thật nhẹ. Nếu hôm nào quá mệt, chỉ ghi một dòng: hôm nay chỗ cần sửa là gì. Một dòng vẫn hơn không dòng nào.
Gắn việc ghi với một việc bạn luôn làm, như ngay sau khi cất đồ nghề lên xe, hay khi ngồi uống ly nước sau ca. Việc nối vào việc thì dễ nhớ hơn việc đứng riêng.
Chọn một cuốn sổ vừa túi áo, hoặc ghi chú trong điện thoại nếu bạn quen hơn. Cái gì luôn mang bên người thì dùng được.
Việc nhỏ cho tuần này: mua một cuốn sổ nhỏ, và sau mỗi việc trong bảy ngày tới, ghi đúng bốn dòng như mình vừa nói. Cuối tuần đọc lại một lượt.
Câu hỏi thường gặp
Sổ tay nghề có cần cho người làm văn phòng không?
Rất cần, vì lỗi trong việc văn phòng thường khó nhìn thấy hơn. Ghi lại những lần sai số liệu, lỡ hạn hay hiểu nhầm yêu cầu giúp bạn nhận ra thói quen gây lỗi.
Ghi trên giấy hay trên điện thoại tốt hơn?
Cách nào bạn chịu dùng đều đặn thì tốt hơn. Giấy dễ viết nhanh khi tay dính bẩn, điện thoại dễ chụp ảnh và tìm lại. Nhiều người kết hợp cả hai.
Có nên cho người khác đọc sổ tay nghề của mình?
Tuỳ bạn. Cho thầy hoặc người giỏi hơn đọc có thể giúp họ chỉ ra những chỗ bạn không tự thấy. Nhưng nếu sợ bị đọc mà viết né tránh thì sổ mất giá trị, nên giữ riêng cũng được.
Ghi lỗi nhiều có làm mình mất tự tin không?
Lúc đầu có thể. Nhưng khi đọc lại sau vài tháng và thấy những lỗi cũ biến mất dần, sổ tay lại thành bằng chứng rõ nhất rằng bạn đang tiến bộ.
Sổ tay nghề khác gì sổ ghi công việc cho khách?
Sổ công việc ghi đã làm gì cho khách để tra cứu và bảo hành. Sổ tay nghề ghi mình đã làm tốt hay chưa và lần sau làm khác ra sao. Có thể gộp chung một cuốn, miễn có dòng tự nhìn lại.
