Dù bạn làm thợ, làm kế toán hay làm kỹ thuật viên, có bốn kỹ năng nền giúp người làm nghề đi xa: đo cho chính xác, ghi cho đầy đủ, nói cho rõ, và tính được thời gian, vật tư, chi phí. Chúng ít khi được dạy thành bài riêng, nhưng chính chúng tách người giỏi khỏi người khá.
Chào bạn, đây là Nhà Chuyên Môn. Khi nói tới tay nghề, người ta hay nghĩ tới đường cắt đẹp, mối hàn đều, con số khớp. Tập này mình nói về bốn thứ nằm bên dưới tay nghề, những thứ mà nếu thiếu thì tay nghề giỏi mấy cũng bị kéo lùi.
Vì sao kỹ năng nền ít được dạy?
Trường nghề và người thầy thường dạy cái riêng của nghề: cách đi dây, cách bào gỗ, cách hạch toán. Những thứ như ghi chép hay nói chuyện với khách được coi là chuyện ai cũng biết, nên không ai dạy bài bản.
Nhưng thực tế không phải ai cũng biết. Mình đã thấy nhiều thợ tay nghề tốt mà khách không gọi lại, chỉ vì họ báo giá mơ hồ, hẹn giờ không đúng, hay làm xong không nói lại đã làm những gì.
Mình cũng thấy những người tay nghề chỉ ở mức khá nhưng việc lúc nào cũng kín, vì họ đo kỹ, ghi rõ, nói dễ hiểu và tính đúng. Khách tin họ trước cả khi thấy sản phẩm.
Bốn kỹ năng này giống cái móng nhà. Không ai trầm trồ cái móng, nhưng móng yếu thì nhà đẹp mấy cũng nứt.
Đo cho chính xác: chuyện không chỉ của thợ
Với thợ mộc, thợ xây, thợ may, đo là chuyện sống còn. Câu đo hai lần cắt một lần là câu đầu tiên nhiều người học việc được dặn, vì sai một li cắt rồi thì không nối lại được.
Nhưng đo không chỉ là thước dây. Người kế toán đo bằng cách đối chiếu số liệu từ hai nguồn. Người lập trình đo bằng cách thử đúng dữ liệu thật thay vì dữ liệu mẫu. Đo nghĩa là kiểm tra thứ mình định làm có khớp với thực tế không, trước khi làm.
Thói quen đo kỹ có một mẹo nhỏ: luôn đo ở nhiều điểm. Bức tường nhìn thẳng nhưng đo ở trên, giữa, dưới có khi lệch nhau. Một bảng số liệu nhìn hợp lý nhưng cộng lại theo cột và theo hàng có khi không bằng nhau.
Người giỏi không phải người không bao giờ đo sai. Họ là người đo đủ nhiều lần để cái sai lộ ra trước khi thành thiệt hại.
Ghi cho đầy đủ: trí nhớ không đáng tin như mình nghĩ
Ghi chép là kỹ năng bị coi thường nhất. Nhiều người nghĩ việc mình làm nằm hết trong đầu. Nhưng sau ba tháng, bạn có nhớ đường ống nhà khách đi sát mép tường nào không, hay tủ điện nhà đó cầu dao nào nối với tầng hai không.
Một cuốn sổ nhỏ hoặc ghi chú trong điện thoại cho mỗi việc là đủ: ngày làm, làm gì, dùng vật tư gì, có gì bất thường. Thêm một hai tấm ảnh trước khi che kín tường hay đóng trần.
Ghi chép cứu bạn ba lần. Lần thứ nhất khi khách gọi lại để sửa tiếp, bạn biết ngay bên trong có gì. Lần thứ hai khi có tranh cãi về việc đã làm, bạn có bằng chứng. Lần thứ ba khi bạn muốn biết mình hay sai ở đâu, sổ chép sẽ trả lời.
Ghi không cần đẹp, chỉ cần đọc lại hiểu được.
Nói cho rõ với khách và với đồng nghiệp
Khách không hiểu nghề của bạn, và họ không cần hiểu. Họ cần biết ba điều: bạn sẽ làm gì, mất bao lâu, tốn khoảng bao nhiêu, và nếu có rủi ro thì rủi ro là gì. Nói được ba điều đó bằng lời thường là khách yên tâm.
Cái bẫy hay gặp là dùng thuật ngữ nghề để nói với khách. Bạn nói chập mạch do mất trung tính, khách nghe không hiểu, rồi nghi bạn đang vẽ chuyện. Bạn nói dây chung bị lỏng nên điện chạy không về được, làm nóng ổ cắm, khách gật đầu ngay.
Với đồng nghiệp thì ngược lại, nói đúng thuật ngữ để không ai hiểu nhầm. Bàn giao ca mà nói mơ hồ kiểu xong gần hết rồi là cách nhanh nhất để người sau làm hỏng.
Một quy tắc dễ nhớ: làm xong việc, luôn nói lại với khách một câu đã làm gì và cần để ý gì.
Tính được thời gian, vật tư, chi phí
Người làm nghề lâu thường ước lượng bằng cảm giác, và cảm giác đó hay lạc quan. Việc nghĩ một buổi thường kéo thành một ngày, vật tư nghĩ đủ thường thiếu vài thứ phải chạy đi mua.
Cách sửa là so ước lượng với thực tế sau mỗi việc. Bạn ghi trước khi làm: mình nghĩ mất bao lâu. Làm xong ghi: thật ra mất bao lâu. Sau vài chục việc, bạn sẽ biết mình thường lệch bao nhiêu và tự cộng thêm cho đúng.
Với vật tư cũng vậy. Lập danh sách trước, mang dư một chút những thứ rẻ mà hay thiếu, và ghi lại thứ nào lần nào cũng phải đi mua thêm.
Việc nhỏ cho tuần này: chọn một trong bốn kỹ năng mà bạn thấy mình yếu nhất, và làm đúng một thói quen nhỏ cho nó mỗi ngày, như ghi một dòng sau mỗi việc, hay nói lại với khách một câu khi làm xong.
Câu hỏi thường gặp
Kỹ năng nền có quan trọng hơn tay nghề chuyên môn không?
Không thay được tay nghề, nhưng thiếu chúng thì tay nghề không phát huy hết. Hai người cùng tay nghề, người có kỹ năng nền tốt hơn thường được giao việc nhiều hơn và được tin hơn.
Người ít học có rèn được kỹ năng ghi chép không?
Rèn được, vì ghi chép trong nghề không cần văn hay. Vài chữ ngắn và một tấm ảnh là đủ, quan trọng là đều đặn sau mỗi việc.
Làm sao báo giá cho khách dễ hiểu?
Tách giá thành phần công và phần vật tư, nói rõ việc gì nằm trong giá và việc gì phát sinh thì tính riêng. Nói trước rủi ro có thể làm giá thay đổi để khách không bất ngờ.
Vì sao ước lượng thời gian lúc nào cũng thiếu?
Vì người ta hay nghĩ tới lúc mọi thứ suôn sẻ và quên thời gian chuẩn bị, dọn dẹp, chờ vật tư. So ước lượng với thực tế sau mỗi việc là cách sửa hiệu quả nhất.
Có nên dùng phần mềm để ghi chép công việc?
Dùng được nếu bạn quen điện thoại, nhưng sổ giấy cũng tốt. Thứ quan trọng là cách nào bạn chịu dùng đều đặn, chứ không phải công cụ nào hiện đại hơn.
